Så hanterar vi dina personuppgifter
RFSU:s hantering av personuppgifter vid familjerådgivning
RFSU följer GDPR, det vill säga dataskyddsförordningen. Det är en lag som trädde i kraft den 25 maj 2018 som gäller i hela EU och som syftar till att ge alla individer större kontroll över hur personuppgifter hanteras och öka säkerheten för personuppgifter. Personuppgifter är alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en enskild person. Dataskyddsförordningen kompletteras med andra regleverk exempelvis de lagar som handlar om sekretess och tystnadsplikt. Den här informationen syftar till att förklara hur RFSU-kliniken hanterar dina personuppgifter i samband med familjerådgivning.
Om du har några frågor kring vår personuppgiftsbehandling kan du vända dig till personuppgiftsansvarig@rfsu.se.
RFSU:s familjerådgivning omfattas av den stränga sekretess som regleras i OSL, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), som innebär, i princip, absolut tystnadsplik.
Personuppgiftsansvarig
RFSU är ansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband med kontakten mellan dig och oss. Här nedan följer information om RFSU och våra kontaktuppgifter:
RFSU, Riksförbundet för Sexuell upplysning
Organisationsnummer 802002-8133
Postadress:
RFSU
Box 4331
102 67 Stockholm
E-post
Om hantering av personuppgifter: personuppgiftsansvarig@rfsu.se
Allmänna ärenden info@rfsu.se
Undvik att maila överflödiga personuppgifter till RFSU.
Ändamål och rättslig grund för behandling
RFSU använder de uppgifter du lämnar till oss för att kunna kommunicera med dig och säkerställa uppgifter som vi enligt avtal med Stockholms stad är skyldiga att insamla (ingen personlig data förs dock vidare till kommunen, se nedan under "Mottagare av uppgifter"). Uppgifterna förs under tiden löpande in i vårt system för ärendehantering och tidsbokning "Parvis". Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen för RFSU:s personuppgiftshantering är samtycke. Den inhämtar vi i samband med tidbokningen.
Personnumret används som grund för att vi ska
- kunna verifiera kommuntillhörighet då endast folkbokförda i en viss kommun får nyttja tjänsten familjerådgivning till en lägre kommunal avgift.
- få fram rätt fakturaadress i det fall en faktura sänds till besökaren.
Typ av uppgifter
Varje ärende som RFSU hanterar registreras med avseende på följande personuppgifter:
- Kontaktuppgifter består av för- och efternamn, postadress, minst ett telefonnummer, e-postadress och vårt eget ID-nummer (anonymt fyr- eller femsiffrigt nummer).
- orsak till kontakt/minnesanteckningar
- Statistikuppgifter består av ålder, kön, folkbokföringskommun, antal samtal, relationens art vid första besöket, parrelationens längd, antal hemmavarande barn, antal umgängesbarn och växelvis boende barn samt behandlingens tyngdpunkt. Statistikuppgifterna rapporteras årligen till Stockholm stad och vidare till MFOF, Myndigheten för familjerätt och föräldrastöd (inga enskilda besökare personuppgifter rapporteras).
Vid sent återbud eller uteblivande från bokat besök faktureras du besöksavgift. Då används uppgifter om adress, folkbokföringskommun samt samtalstid.
Åtkomst av uppgifter
Endast den familjerådgivare som arbetar i ärendet och administrativ assistent har tillgång till ärendets personuppgifter. Tillgång till minnesanteckningar har endast den aktuella familjerådgivaren. Andra RFSU-medarbetare kan överblicka familjerådgivarnas kalendrar med begränsningen att endast kunna se ärendenummer på besökare som är bokade.
Lagring
Personuppgifterna ovan lagras lokalt hos RFSU. Åtkomst sker endast av personer med särskild behörighet. Besöken betalas primärt med kort och då sparas enbart ärendenummer i ekonomisystemet. Kortbetalningen hanteras av BABS Paylink AB. I det fall klienten önskar betala med faktura behandlas och sparas kontaktuppgifterna i ekonomisystemet. Endast uppgifter som behövs för faktureringen sparas (namn, adress och tid för besöket).
Lagringstid
Person- och kontaktuppgifter sparas endast så länge det är nödvändigt och de uppgifter som finns återgivna ovan raderas löpande. Uppgifter som hör till ett ärende som har avslutats raderas senast 12 månader efter senaste samtalstid. Om ett ärende återkommer inom sex månader från sista besöket aktiveras ärendet på nytt. Om tiden är längre än sex månader från att ärendet hade sitt sista samtal till dess att ärendet återkommer skapas ett nytt ärende. Uppgifter som är hänförliga till bokföringen lagras i enlighet med bokföringslagen i minst 7 år.
Dina rättigheter
Du har rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker. Du har även, med de begränsningar som följer av socialtjänstlagen, rätt att få dina personuppgifter rättade, att få uppgifterna raderade, att kräva att behandlingen av uppgifter i vissa fall begränsas, samt att i vissa fall invända mot behandlingen.
Uppgiftsskyldighet enligt lag
I särskilda fall kan RFSU ha skyldighet enligt lag att lämna ut uppgifter. En sådan uppgiftsskyldighet gäller enligt reglerna exempelvis när RFSU får information om att ett barn far illa.
Regler om sekretess och säkerhet för uppgifterna
För alla uppgifter, både sådana du lämnar och sådana vi använder exempelvis i vårt ärendesystem, gäller de regler om tystnadsplikt som följer av socialtjänstlagens bestämmelser.
Rätten att lämna klagomål
Du har rätt att få information om hur RFSU hanterar dina personuppgifter. Hör av dig till personuppgiftsansvarig@rfsu.se om du vill ha mer information eller vill framföra ett klagomål.
Om du har klagomål rörande verksamhetens behandling av dina personuppgifter har du rätt att vända dig till Datainspektionen.